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【广东,佛山市】[医疗设备科制作数字化档案]采购项目市场调查公告
发布时间 2023-09-08 截止日期 立即查看
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招投标详情

各供应商:

我院医疗设备科制作数字化档案采购项目现***市场调查阶段,欢迎符合资格条件的供应商前来报名参与。我院将***市场调查的结果,邀请符合我院需求的供应商进行院内邀请论证(谈判)会,具体时间另行通知。本项目不属于政府采购类。

一、采购项目概况:
1、项目名称:医疗设备科制作数字化档案

2、项目编号***an style=" 14pt; font-family: 仿宋_GB2312; color: rgb(0,0,0)">FSSZYYZWCG***01

3、项目预算金额***nt>22.***元。

4、用户需求:详见附件1*供应商必须响应用户需求书全部内容)

二、报名供应商资格要求:

1、供应商必须具有独立法人资格,能独立承担民事责任和合同义务。

2、供应商必须具有有效的中华人民共和国企业法人营业执照,执照中必须具有本项目的经营范围。

3、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。

4、供应商须具备履行合同的设备和专业技术能力。

5、供应商未被列入“信用中国”网站(www***)以下任何记录名单之一:①失信被执行人;②重大税收违法案件当事人名单;③政府采购严重违法失信行为。

6、供应商应遵纪守法、诚信经营,近三年内(自本公告发布之日起往前推三年)无违规违法行为或采购活动中无不良记录。

7、本项目不接受联合体参与。

三、网上公告时间及报名时提交的文件要求
1、公告时间:即日起至***91417:00止。

2、报名时需提交的文件(A4纸,双面并按照以下顺序装订完整并每页加盖公章):

1)报名资料封面(格式见附件2)。

2)报名文件目录(格式见附件3)。

3)企业法人营业执照(副本)复印件。营业执照经营范围如注明“具体经营项目请登录商事主体信息公示平台查询”的,须商事主体信息公示平台查询页。

4)税务登记证书(国、地税)复印件。

5)组织机构***。

6)如已办理营业执照、税务登记证、组织机构***,请提交加载法人和其他组织统一社会信用代码的营业执照复印件。

7)自行登录“信用中国”网站(www***),下载并《信用信息报告》(下载日期应在本公告发布日期之后)。

8)参与人如为法人代表,须提交供应商法人代表证明书(格式见附件4)法人代表第二代居民身份证复印件(原件备核)。参与人如为授权代理人,须提交供应商法人代表证明书及法人代表第二代居民身份证复印件、法人授权书(格式见附件5)、授权代理人第二代居民身份证复印件(原件备核)及授权代理人近三个月社保缴费证明。

9)提供遵纪守法、诚信经营、近三年内(自论证公告发布之日起往前推三年)无违规违法行为或采购活动中无不良记录的承诺书。(格式见附件6)。

10)提供详细的《服务实施方案书》,请严格按照以下排序内容进行编制,需编制封面(封面需包含项目名称******)、目录及页码;本方案书一式伍份(加盖公章),随谈判会当日自行携带入场提交;方案书内容需包含但不限于以下内容:

供应商简介(公司概况、获得政府部门颁发的荣誉、专利等反映履约能力的资料);

项目负责人(提供委派参与本项目的负责人具有国家人社部门颁发的档案专业职称证书复印件以及负责人最早在档案行业参加的项目验收报告复印件);

拟投入本项目的工作人员情况(提供委派参与本项目的工作人员名单和持有档案整理相关资格证书复印件以及提供近3个月的社保缴费证明);

对本项目的重点、难点分析和处理办法;

服务方案(包括工作目标、工作计划与执行、工作管理相关制度、质量控制、保密措施等);

提供自******月***日至今医疗单位的同类业绩合同复印件,最多提供5份(格式见附件7),须提供合同关键页,关键页包括采购内容(采购内容指可证明与本项目相关的内容)、签订日期 、双方盖章等;且针对每项合同(或业绩),需提供由客户签名盖章的验收合格资料或者由客户签名盖章的用户满意度评价***验收合格或满意程度为满意以上或类似的好评。

 

备注:

1、供应商提交的材料必须真实可靠,如经核实为虚假材料的,将取消其报名资格并列入医院供应商诚信黑名单。

2、请供应商按照上述第三点第2条要求,提交纸质资料(一式一份),所提交的文件资料必须在有效期内,复印件需清晰并加盖公章,否则将会被取消资格。

3、供应商不得串通围标,如发现有串通围标行为将取消其参与项目资格并列入医院供应商诚信黑名单。(串通定义见《政府采购法实施条例》第七十四条,中华人民共和国财政部令第87号--政府采购货物和服务招标投标管理办法第三十七条)。

四、报名交资料时间

即日起至***91417:00截止。

五、联系方式

1、采购人:***市中医院

2、地 址:***市***区***路6号自编1***楼二楼采购办公室

3、联系电话:(0757)***传真:(0757)***

4、监督投诉电话:(0757)***

5、电子邮箱:fs3921@163.com

6、联系人:***

 

***市中医院

***97


附件1:

 [医疗设备科制作数字化档案]项目用户需求书

一、项目概述:

为进一步规范医疗设备档案管理,实现档案数字化,提高档案利用价***率,***负责制作我院医疗设备科的数字化档案,费用按实结算。

鉴于档案的重要性和保密性,要求切实保证档案原件和内容信息的安全,严防在档案处理过程中发生档案损毁、丢失、泄密等现象。

二、技术要求

序号

名称

内容

1

服务内容

1、对已归档的设备档案进行数字化处理,具体包括:案卷信息、卷内目录核对及修改补录—页码校对—数字化处理—导出PDF—完善总目录—档案装订入库上架。

2

基本条件和设备要求

1、工作时间:工作日每天8:00—12:00;14:30—17:30,节假日休息。

2、工作场地:必须在我院指定的工作场地。

3、办公设备及耗材:扫描仪、图像编辑软件、刻录盘片、档案整理用具、档案装订耗材、档案目录耗材等由供应商自行配备。供应商须采用精益扫描仪A380PLUS、A300L或同档次以上的专业文件扫描仪和书籍扫描仪,同时至少配有一台大幅面扫描仪和一套Kofax VRS软件用于一些不清晰文件(如退色传真件等)的扫描处理。

4、所有设备须放置在指定的工作地点。项目完成后供应商所有自带的设备须经我院检查,才能搬离工作场地。

5、移动硬盘由供应商提供,项目结束后无条件归我院所有。

3

规范依据

严格遵守国家有关法律、法规,严格遵守国家和***省档案部门有关文件的规定,主要法律、法规、标准包括:

1、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《***省档案管理规定》、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31—2017)、关于印发《***市机读档案目录数据著录格式》、《***市纸质档案资料数字化技术操作办法》、《***市档案馆档案数字化处理操作规程(试行)》的通知、《档案数字化光盘标识规范》以及甲方关于档案工作的有关规定。

2、依照不***省特级档案管理标准进行档案整理归档工作,使我院的档案工作达到标准化、规范化、现代化。

3、整理的各类档案资料需符合上级主管部门或档案行政管理部门的验收标准,并通过我院及上级主管部门定期或不定期进行的关于档案资料的检查、验收。

4

数字化扫描处理质量和要求

 

1、按照我院的整理要求对已归档的设备档案进行档案数字化处理服务。

2、在档案扫描工作中,须逐卷、逐袋、逐份对实体档案进行认真检查核实,并对出现错误的内容进行修正,重新完善总目录。

3、在数字化扫描处理过程中,如发现原归档档案整理不规范,存在档号编制、分类排序、页码、著录、装订、档案盒等有误的,供应商需重新进行整理归档,且不得另外收取费用。

4、扫描整理步骤完成后,供应商指定专人负责对每卷/袋/份档案按照卷内目录进行逐页核对,检查原件是否齐全、完整,卷内文件排列顺序及数量要与卷内目录的顺序及数量一致,不得造成档案原件的混乱。

5、对于档案原件纸质较差,或破损严重的、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描。并对历史久远、易破损的档案须夹带塑料薄膜扫描。

6、扫描后的原始图像需要进行优化处理,使得成品图像清晰、端正。

7、供应商指定专人负责档案借出及归还工作,对提取的档案逐卷、逐袋、逐份清点,办理登记借用、归还手续,双方签名确认,不得出现任何差错。

8、对我院查出的质量问题须无条件逐一整改,整改所需的人力、物力、财力均由供应商自行负责。

9、移动硬盘刻录:将完成扫描整理的资料全部刻录到移动硬盘。共移交一式两份,分A套和B套移交。

10、由于档案原件纸质较差,不允许采用连续进纸方式扫描,只能单张扫描。对一些不清晰文件(如退色传真件等)须用Kofax VRS等相关软件扫描处理。

11、分辨率必须为300dpi或以上,所有档案材料采用彩色扫描(24色)。对大幅面档案文件应采用一次成像方式进行扫描;不能一次成像扫描的,应采***区扫描形成多幅图像,再进行图像拼接处理,合并成一个完整的图像。

12、最终成果文件的存储格式为PDF格式;图像文件存储格式为JPG格式。

13、对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,图像的方向要符合阅读习惯,图像的偏斜角度(顺/逆时针方向)不大于0.5度。对图像页面中出现影响图像质量的杂质,如黑框、黑边等应进行去污处理,处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。少于A4尺寸的档案实体扫描后图像尺寸应保留A4尺寸的大小,档案内容居中。

14、目录索引:档案文件完成扫描后,以“件”为单位***,即一份纸质文件合并成对应的1份PDF扫描件;为方便查询利用,著录形成的excel卷内文件条目要与对应的pdf扫描件做超链接设置。

15、其它要求依照中华人民共和国行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017)。

5

质检和总检

1、为保证项目的总体实施质量,要求供应商对档案整理和数字化扫描各环节进行全面检查,并在项目的实施过程中始终提供熟悉设备档案业务的2人(为保证质量,要求工作认真细致负责,工作到最终验收通过为止)负责档案整理和扫描质量的自行检查,协助我院进行认真细致检查验收。

2、项目验收分每月验收、阶段性验收和工程完成验收。

我院每月根据进度和质量要求对供应商上月工作进行验收;

1)我院定期对供应商工作进行阶段性验收;

2)项目全部完成时,我院将对项目进行一次整体验收。

3)如在阶段性验收通过后发现整理质量有问题,属供应商造成的错误、遗漏,供应商需对不合格的档案在我院提出返工要求5个工作日内免费返工至验收合格,期间我院不需为此支付任何费用。

3、具体质检标准参照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017)及项目开场时双方签订的方案和确认版。

6

安全及管理要求

1、供应商须严格遵守《中华人民共和国保密法》及我院的有关保密规定,与我院签订保密协议,确保工作场所正常秩序和安全。

2、建立严格的保密制度,保密责任落实到人,与项目工作人员签定档案保密责任承诺书,加强对工作人员的保密教育。严禁项目工作人员对档案及档案信息进行私自拍摄、复制、抄写等行为。

3、严格遵守我院各项规章制度,档案扫描整理时,严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等,严禁涂改和拆撕档案,违者造成档案损毁的依法追究供应商的法律责任。

4、供应商须对项目建立专门的项目管理方案,必须具有科学的组织架构、合理的人力配置、明确的项目进度、严密的管理制度、严格的质量检验方法及应急工作处理方案。

5、供应商须成立8人或以上的项目组,指定专人负责该项目,在档案整理扫描过程中如更换项目组成员,需做好相关交接,并提前一周书面通知我院。如因换人不当引起项目工作的延误,所造成的损失由供应商全部承担。

6、不同的工序之间要有保密安全措施,不得遗失、损坏档案,严防泄密事故的发生。

7、对档案分批进行移交验收时,双方要对档案移交清单进行签名确认。

8、严禁在工作场所使用与工作无关的任何电子产品及电器设备。工作场所周边公***道严禁使用电器设备进行煮食。

9、如发生泄密或安全生产事故,我院将依照规定进行处理;对情节严重的,我院有权暂停供应商全部工作,并责令供应商进行整改,所耽误的工作进度由供应商自行负责;情节特别严重的,我院将有权单方面终止合同,所造成的损失由供应商服务本项目人员如有变动(如辞职、调派、晋升等)需提交书面通知给我院,人员缺失需在15天内补位。

7

配套设备要求

1、供应商所使用的档案用品必须符合国家档案局规定的Ph值(酸碱度)各类专业、规范的档案用品,保证档案保管期限内的防腐性和防蛀性。

8

人员要求

1、委派参与本项目工作的人员(含管理人员)中不能少于8人,获得地级以上档案行政管理部门颁发的《档案专业人员资格证书》的人员不少于6人。须提供以上人员最近3个月内的社保购买记录和身份证复印件和资格证复印件。

9

档案数字化验收标准

为了在纸质档案数字化项目实施过程中,切实保证档案数字化各环节的质量要求,特制定设备档案纸质档案数字化验收标准作为日后项目质量验收凭据。具体如下:

1、供应商在项目的实施过程中始终提供2人(为保证质量,要求工作认真细致负责,工作到最终验收通过为止)协助我院进行认真细致检查验收。

2、验收分为每月验收、阶段性验收和工程完成验收。

1)我院每月根据进度和质量要求对供应商上月工作进行验收;

2)我院定期对供应商工作进行阶段性验收;

3)项目全部完成时我院将对项目进行一次整体验收。

3、数字化处理要求

1)图像不得出现差错,图像文件必须100%无损坏,PDF文件必须100%无损坏。图像文件和PDF文件均能正确打开查看。每卷的扫描文件的图像文件夹命名和PDF文件命名必须100%与实体档案的档案号匹配。

2)档案扫描

供应商必须采用精益扫描仪A380PLUS、A300L或同档次以上的专业文件扫描仪和书籍扫描仪,同时至少配有一台大幅面扫描仪和配有一套Kofax VRS软件用于一些不清晰文件(如退色传真件等)的扫描处理。

由于档案原件纸质较差,不允许采用连续进纸方式扫描,只能单张扫描。对一些不清晰文件(如退色传真件等)必须用Kofax VRS等相关软件扫描处理。

最终成果文件的存储格式为标准的PDF格式;图像文件存储格式为JPG格式。

图像分辨率必须为300dpi或以上,所有档案材料采用彩色扫描(24色)。

扫描质量要求以视觉清晰为准,页面完整,不得漏页;要求能清晰的扫描图像;每个图像文件采用4位自然数字顺序号命名,PDF文件采用“全宗号-目录号-案卷号(3位)”方式命名,差错率不得超过0.1%。

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,图像的方向要符合阅读习惯,图像的偏斜角度(顺/逆时针方向)不大于0.5度。对图像页面中出现影响图像质量的杂质,如黑框、黑边等应进行去污处理,处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。对大幅面档案文件应采用一次成像方式进行扫描;不能一次成像扫描的,应采***区扫描形成多幅图像,再进行图像拼接处理,合并成一个完整的图像。

其它要求依照国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017)。

4、数据存储、合并

对扫描后的数据进行检查、存储,不得出现差错,如有差错被我院发现的,供应商应及时予以更正;我院可根据对我院造成的影响程度予以扣罚相应服务费。

在保留原扫描图像文件的同时,利用软件工具把同一份纸质文件的多个图像文件合并为一个多页PDF格式文件。文件名按照我院规定进行命名,不得出现差错,如有差错被我院发现的,供应商应及时予以更正;我院可根据对我院造成的影响程度予以扣罚相应服务费。

将扫描形成的图像文件以及合并后的图像文件全部放到移动硬盘中移交,共移交一式两份,分A套和B套移交。移动硬盘由供应商提供,需采用西部数据或希捷或同档次的移动硬盘,并提供两套详细目录清单。

硬盘必须保证质量,存放的文件均无电脑病毒,要求能在正确读取,内容无差错(有任何差错必须重新制作)。

5、数据挂接:将合并后的图像文件对原有的目录数据,逐份点击链接。

6、原件装订:档案数字化过程中,案数字化过程原则上不允许拆卷,如因特殊情况(A1以上大图纸)需拆卷扫描的,经我院同意后方可拆卷。归还档案时需按照拆卷前的标准原样装订,不得有任何差错。档案装订要求装订要结实、齐整(右边、下边对齐)、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

7、更换破损软硬封面、封底或档案盒。

8、档案原件处理完成后须原样归还,不得损坏和丢失原件,否则按照有关法律进行处理。

9、废纸处理:档案整理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内,每星期集中清理一次。清理时要安排专人对纸张进行仔细检查,确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。

三、商务要求

序号

名称

内容

1

报价***ont>

1、报价***目的预算控制价***nt>

2、报价****省***市目的地竣工验收交付价***nt>

3、报价***/font>对上述专业服务、配套办公设备和货物、保险、培训辅导、全额含税发票、雇员费用、合同实施过程中的应预见或不可预见费用等。

4、本项目的定价***单价***;暂按预计数量计算总额,实际发生量以双方核准的数量为准。

2

现场踏勘

1、供应商自行到施工现场进行踏勘,一旦成交任何因忽视或误解施工现场情况,而导致的所有损失和责任均由供应商自行承担。

2、风险提示:请供应商充分考虑施工场地障碍条件以及各种不利因素可能带来的风险。

3

知识产权

1、供应商必须保证,我院在中华人民共和国境内使用标的货物、资料、技术、服务或其任何一部分时,享有不受限制的无偿使用权,如有第三方向我院提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权的主张,该责任应由供应商承担。

2、报价***应向所有权人支付的专利权、商标权或其它知识产权的一切相关费用。

4

服务地点

我院(用户)指定地点。

5

服务时间

合同签署生效后,自进场之日起6个月内完成

6

项目实施管理要求

1、供应商须向我院提供详细的项目实施计划,包括实施进度、任务分工、管理及风险控制措施等。

2、在项目实施过程中,供应商需服从我院人的组织、协调、监督、管理。

3、供应商需根据项目进展及时向我院报告。

7

验收要求

1、供应商提供的货物和服务必须符合最新的中华人民共和国国家安全环保标准、国家有关产品质量认证标准。若在供货过程中所采用的某项标准或规范在本公告内容中没有规定,则供应商应详细说明其所采用的标准和规范,并提供该标准或规范的完整中文文件给我院,只有供应商采用的标准和规范是国家、国际公认的、惯用的,且等于或优于本技术规格书的要求时,此标准或规范才可能为我院所接受。如有关标准、规范和法令之间产生差异的,应当按其中最严、最优、最新且于三者之间选择最有利于我院的标准或规定执行。

2、双方约定的其他合理标准。

8

付款方式

1、分2期支付,首期:合同签署生效后,我院自收到完税发票之日起,30个工作日内支付预计数量总额的30%;尾期:全部处理完毕且验收合格并交付我院使用后,根据双方核定的实际数量结算差额,我院自收到完税发票之日起,30个工作日内支付完毕。

2、收款方、出具发票方、合同乙方均必须与中标供应商名称***。

 

 


附件2:

 

 

***市中医院总务科采购项目

报名文件

 

 

 

项目名称:***    

项目编号***>***   

 

 

 

 

 

 

供应商名称(加盖公章):

联系人姓名:***             ***         

联系电话(手机):             座机:        

E-mail:************

     期:               

 


附件3

报名文件目录

 

序号

投标资料

页码

审核情况(√)

备注

1

三证合一的营业执照复印件

 

 

 

企业法人营业执照(副本)复印件

 

 

 

税务登记证书(国、地税)复印件

 

 

 

组织机构***

 

 

 

2

商事主体信息公示平台查询页(营业执照经营范围如注明“具体经营项目请登录商事主体信息公示平台查询”)

 

 

 

3

《信用信息报告》

 

 

 

4

法人代表证明书

 

 

 

5

法人代表第二代居民身份证复印件

 

 

 

6

法人授权书

 

 

 

7

授权代理人第二代居民身份证复印件

 

 

 

8

授权代理人近三个月社保缴费证明

 

 

 

9

提供遵纪守法、诚信经营、近三年内(自论证公告发布之日起往前推三年)无违规违法行为或采购活动中无不良记录的承诺书。(格式见附件6)。

 

 

 

10

《服务实施方案书》一式伍份(加盖公章),随谈判会当日自行携带入场提交。

 

 

 

 


附件4:

法定代表人资格证明书

 

***市中医院:

                 同志,现任我单位           职务联系手机:            ,为法定代表人,代表我单位***,特此证明。

项目名称:******  

项目编号********* 

 

法定代表人(亲笔签名或签章):***

签发日期:                       单位***(加盖公章)               

 

法定代表人身份证

复印件正面粘贴处

 

法定代表人身份证

复印件反面粘贴处

 说明:

1.法定代表人为企业事业单位、国家机关、社会团体的主要行政负责人。

2.须提供第二代居民身份证双面复印件,并加盖供应商公章。

 


附件5:

法人授权书

***市中医院:

我单位***          (姓名)现职员工,作为我方代表,参与贵方的采购项目,对该代表人所提供、签署的一切文书均视为符合我方的合法利益和真实意愿,我方愿为其行为承担全部责任。

项目名称:****** 

项目编号*********

有效期限:自本单位***。

 

供应商名称(加盖公章)*** 

法定代表人(亲笔签名或签章):***

授权代理人(亲笔签名):          ,联系手机电话:             

授权生效日期:                     

 

授权代理人身份证

复印件正面粘贴处

 

授权代理人身份证

复印件反面粘贴处

说明:1.本授权书内容不得擅自修改。

2.须提供第二代居民身份证双面复印件,并加盖投标人公章。

3.内容必须填写真实、清楚、涂改无效,不得转让、买卖。

 


附件6:

承诺书

 

***在参加本次采购项目活动中,作出如下承诺:

一、参加本次采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录。

二、未挂靠、借用资质进行投标等违法违规行为。

三、提供的相关文件均真实、有效。

若发现我方存在上述问题,愿参照政府采购相关规定接受处罚并列入医院供应商诚信黑名单。

 

 

  ***  供应商名称(加盖盖章):

****** 日期:

           

 

 


附件7:

拟提供的业绩

序号

客户名称

项目名称******t>

合同签订时间

联系人及电话

备注

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

供应商名称(加盖公章)***

授权代理人签字:***    

     期:                   

 

 

注:供应商未按上表和要求填报的,视为******月***日起至今无用户。


附件8:

报价***nt>

 

序号

名称

最高限价***

/卷)

预计数量

报价***t>

/卷

合计

1

医疗设备科制作数字化档案

55

4017

 

 

大写:人民币         

备注:

1、本项目预算金额*****元。

2、必须完全满足并响应本采购项目的全部内容和要求。

3、报价***/font>

① 报名文件中报价***名文件中相应内容不一致的,以报价***/font>

② 报价***和小写金额***以大写金额***font>

③ 单价***或者百分比有明显错位的,应以总价***正单价***nt>

④ 总价***价***一致的,以单价***果为准。

⑤ 同时出现两种以上不一致的,按照上述规定的顺序修正。修正后的报价***认后产生约束力,报名人不确认的,其报价***font>

4、请严格按照本报价***改序号、物资名称、单位******价***ont>

5、单项价***过本项目预算价***单。

6、本报价***由供应商在院内论证(谈判)会当日自行携带入场。

7、人民币大写字:壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟***元、角、分、零、整(正)

 

 

            报价***章)

年 月 2023.9.7[医疗设备科制作数字化档案]采购***市场调查公告.docx

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