一、总体需求

对组织机构***20家新组建或重新组建单位***，覆盖20家单位***3000名工作人员，确保各单***市政府顺利的进行文件报送与接收。各单位***：建设公文管理系统，实现政府“办文”的工作需要。建设会议管理系统，实现政府“办会”的工作需要。建设协同管理系统，实现政府“办事”的工作需要。

二、功能需求

对组织机构***20家单位，进行协同办公平台的建设，建设的主要内容包括公文管理系统、会议管理系统和协同管理系统。

（一）公文管理系统

为了实现政府“办文”的工作需要，以公文管理为核心，实现收文、发文、签报等工作网上办理，以无纸化、规范化行文为核心定位，完成网上办公的主题应用，一般包括单位***、单位***。建设的核心目标是实现公文电子化流转，应用的核心系统是公文管理系统，涉及到的具体功能包括发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计、公文档案、公文应用设置等。

1、公文管理的建设内容有：公文处理单、文稿承办单、收文处理单、发文承办单、会签文件处理单、会签文件签发单、领导批示转办件承办单、领导批示件（督）办单、文件传阅单、文件签发单、委办局文件等。

2、公文管理系统的具体功能有：

（1）发文管理：进行公文发文过程中文件的核稿、复核、文件签发、套红盖章封发等等一系列的处理，完成公文发文的一系列动作，并形成正式的红头公文文件进入公文交换环节。

（2）收文管理：用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。所有处理节点的名称***，用户均可自定义。

（3）签报管理：用于组织内部的公文流转，以形成一个拟文、审核、审批（或会签）、签发、批示、办理、阅读和归档的处理过程。所有处理节点的名称***，用户均可自行定义。

（4）公文交换：公文交换可以将来自发文的以及来自收文的公文向主送、抄送、抄报单位、机构***、外部单位***，以及接收单位***。

（5）公文督办：公文督办人对公文进行督促办理，向办理公文的人员发出督办意见，并可以自定义或改变正在进行着的公文的处理流程。

（6）公文查询：用于查询当前用户参与的公文流程。提供相应的查询条件，将查询的数据导出为 Excel 文件。

（7）公文统计：按照公文的收文发文进行统计，并提供相应的查询，将查询的数据导出为 Excel 文件。点击列表中的公文条目，可以查看文单详细内容。部门收发员统计本部门的公文，单位***。

（8）公文档案：公文支持归档操作，支持公文模板的预归档设置、公文处理后归档允许用户选择***路径、公文档案夹可以实现跨单位***。

（9）公文应用设置：进行公文运行的基本设置，包括：模板管理、节点权限、文号管理、文单定义、套红***元素、外部单位、机构***、公文发起权、公文开关。

3、公文管理需要满足以下具体技术要求：

（1）支持可视化流程自定义功能；

（2）支持可视化表单自定义功能；

（3）支持流转时间设定以及催办功能；

（4）支持文件流转过程中的发送人取回、接收人回退，管理员或机要员催办、强制跳转的功能；

（5）流转完毕的发文，最终可以生成 PDF 格式文件；

（6）支持任务委托，如果本人外出或其它事情不能使用系统，可通过“委托设置” 临时授权指定人员、在指定的时间内，处理本人的工作；

（7）收发文的任何处理环节，都支持打印功能；

（8）收文、发文数据可通过公文交换模块互转；

（9）提供集中的公文归档和查询，查询要求提供“简单”和“高级”两种查询功能， “高级”查询条件可以自定义并保存、可以定制显示字段及顺序，结果可以导出成 XLS；

（10）支持 OFFICE 文档在线编辑保留痕迹功能，支持对 OFFICE 文档操作保留文件级操作日志，支持保留 OFFICE 文档的历史版本功能；

（11）支持痕迹保留，在公文流转过程中自动记录所有的修改信息，实现修改留痕功能，包括修改者、修改内容、修改时间等，有权用户可以查看相关内容；

（12）根据公文的类别，按照预先定义好的“文号”生成方式自动添加分配文号（有权限用户也可手工调整控制），自动处理跨年问题，发文字号管理，可以配置管理文号和每种文件的流水号，并具有预留文号、空号、过号等功能；

（13）可打开收发文处理单，可横向、竖向打印收发文登记簿；

（14）依据公文的种类，在签发后的清稿制文环节为公文套红头、盖章、签发；

（15）根据权限可以对公文进行编辑（正文、标题、流程的跳转、流程的驳回、流程的取回、流程加签、附件等）、修改意见、撤销等；

（16）发文单位***、会议通知等发往各收文单位，收文单位***、登记、分发、转发、回执等功能，可查看文件接收、转发情况；

（17）发文单位***，根据分组进行群发，提高办事效率；

（18）支持公文快速调整功能，公文发文模板、文单、流程可以快速调整，可以根据具体需求发起自由审批流程；

（19）可以识别公文正文与文单中的敏感词，并发送消息提醒相关人员进行检查；

（20）支持文号占用功能，支持急件特殊公文使用、占用、预留文号处理；

（21）支持多种公文落款方式，如处理者姓名、真人签名、处理人签名、处理人所属单位***；

（22）支持移动端签批和移动端全文签批功能；

（23）可以对访问系统的移动终端设备进行统一配置管理。

（二）会议管理系统

为了实现政府“办会”的工作需要，以会议管理为核心，实现会议的在线通知、在线反馈参会情况、会议纪要的编写和发布、会议纪要的意见回复，辅以手机、邮件、日程等功能。建设的核心目标是实现会议管理的无纸化，应用的核心系统是会议管理系统，涉及到的具体功能包括会议管理、会议室管理、会议纪要、领导查阅四部分。

1、会议管理建设的主要内容有：会议议题审批单、会议申请单、会议审批单、会议通知、会议纪要单、会议纪要承办单、会议出席情况报告表等。

2、公文管理系统的具体功能有：

（1）会议管理：通过会议管理的会议申请、会议通知、会议提醒、会议回执、会议室申请、会议记录等功能，基本满足政府会议分类和组织、会议安排、会议的准备和记录的全部流程，为政府会议工作的开展提供了有力的保证。

（2）会议室管理：会议室管理可集中管理多个会议室，掌握每一个会议室的使用状况，直观的图形化会议室，解决资源冲突问题，保证每个会议室的合理安排使用。完善会议室的设备资源，共享给所属单位，让每位申请会议室使用的工作人员了解会议室资源和使用时间，以达到会议室使用的高效性和及时性。

（3）会议纪要：会议结束后，可以即时上传会议纪要，并可灵活设定纪要的修改权限，发送给相关与会人员进行确认，有修改权限的与会人员收到纪要后即可在线进行修改和批注，确认完成后根据反馈意见整合定稿。

（4）领导查阅：会议从开始，到结束，所有会议领导可以有权查看，查阅，对于重要的会议，可以直接与领导日程关联，同时所有会议第一时间通知到领导，领导还可以通过手机、平板进行处理。

3、会议管理需要满足以下具体技术要求：

（1）以会议为主线，进行会议的筹备、安排，会议通知发布、回执，会议材料整理归档，到会统计等；

（2）支持对本单位***，占用状态查询，以及外单位***；

（3）支持接收人员和接收单位***；

（4）支持与会人员的短信提示功能。

（三）协同管理系统

为了实现政府“办事”的工作需要，以工作流程为基础，推行网络化办公，提升“办事效率”。以单位***，建立网上办事中心。建立内部办公流程审批中心，包括行政事务、请示报告等管理内容。建设的核心目标是高效内部办事机制，应用的核心系统是协同工作和事项审批。涉及的具体功能包含新建事项、待发事项、已发事项、待办事项、已办事项、督办事项、表单设置、流程管理、权限管理等。

1、协同管理建设的主要内容有行政事务、请示报告、业务审批等。

行政事务包括接待申请、请假申请、请款申请、用印申请等。如：政务活动申请单、政务活动通知单、政务活动单、领导活动安排、用印审批单、经费概算审批表、请款审批单、因私请假单、因公出差请假单、带薪休假审批单、因私出国（境）审批单、出勤情况统计表等。

请示报告完成下级对上级的工作请示、重要事项的请示。常见的有领导批示承办单、工作事项审批表、领导办公会议审批事项提报单、公告发布审批单等。

业务审批主要是针对各委办局特有的一些业务要求。比较通用的业务有督查督办单、建议提案承办单等。各委办局个性化的业务则各有其业务特点。

2、协同管理系统的具体功能有：

（1）新建事项：新建协同事项是协同工作是政府组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理。

（2）待发事项：存放新建协同事项过程中“保存待发”或被处理人“回退”、“撤销”、“指定回退”的协同事项。用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作；也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。

（3）已发事项：系统列出当前用户所有已经发出的协同事项，可以实时查看协同处理情况及处理人员意见，可以给未处理人员发送催办消息；还可以对已发协同进行转发、归档、撤销流程、重复发起、删除等操作。

（4）待办事项：主要是查看、处理待办协同事项，以及通过关键字对待办事项进行查询。用户可以对接收到的协同进行流程查看，可以进行转发、加签、知会等处理操作，并可以对其他处理人的意见进行回复。

（5）已办事项：支持用户对已经处理的协同事项处理情况进行查看，也可对该事项进行转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。

（6）督办事项：督办是保证政府政令畅通，各项决策贯彻落实，各项工作责任到人，提高工作效率，改进工作作风的一项重要工作。由协同发起人设置督办人员，可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员，可以更换处理人员或处理流程，并查看处理情况。

（7）表单设置：表格和单据是政府机日常工作及沟通过程中常用到的信息载体。主要内容有行政事务、请示报告、业务审批等。行政事务包括接待申请、请假申请、请款申请、用印申请等。请示报告完成下级对上级的工作请示、重要事项的请示。业务审批主要是针对各委办局特有的一些业务要求。表单设置完成行政事务、请示报告、业务审批相关表格和单据的设置和个性化开发。

（8）流程管理：流程管理完成行政事务、请示报告、业务审批相关流程的设置和个性化开发。通过流程设置、流程分析、流***元化工作流为行政事务、请示报告、业务审批提供有力保障，从而实现有效沟通、高效管理，提高效率，降低成本，实现协同管理价***

（9）权限管理：新建或修改表单的操作权限，供表单流程的节点使用。目前系统提供了三***省操作权限：填写、修改、只读。填写：仅可用于表单流程的起始节点；修改和只读：可以用于表单流程的处理节点和结束节点。用户可以为每一种操作权限针对表单不同数据项分别设置或开发不同的访问权限，如浏览、编辑、隐藏和追加。

3、协同管理需要具备自定义表单和自定义工作流功能。

（1）自定义表单具体技术要求如下：

①提供一个 B/S 结构的、所见即所得的图形化表单设计器，通过绘图的方式就可以完成工作表单定制工作；

②支持常用的表单设置控件，包括单行输入框、多行输入框、下拉菜单、选择框、宏控件、日历控件、用户地址***、部门地址***、意见类型控件等等；

③支持表单的导出、引用模板等功能，提供表单字段值的校验功能；

④对新定义表单提供激活功能，方便系统配置人员作更严格的控制；

⑤支持表单和数据的完全分离，实现显示与逻辑的分离；

⑥支持适用于所有单位***，可由管理授权单位***；

⑦提供内置数据校验机制，保证数据采集的有效性。

（2）自定义工作流具体技术要求如下：

①提供 B/S 结构的可视化的工作流定制工具，流程图形化定制，通过简单的拖拉拽等操作即可定制出审批流程；

②支持标准 XML 格式存放，加载及回放，保证存取速度快；

③提供图形化的流程监控工具，即时动态监控、跟踪流程执行状态和相关数据及各步骤操作日志；

④流程文件“按单位”逻辑隔离，并记录重点环节流程文件的历史版本；

⑤提供严谨的节点控制，保证了业务流转操作的安全性，包括对节点的参与者、节点的流转时间设置、文件的编辑及下载等控制、意见显示方式及排序规格等控制、表单任意字段的可显示或可编辑控制等方面都提供严谨的控制设置；

⑥提供完整的***路线属性控制，满足流程的精细化控制；

⑦提供管理员对本单位***，提供列表和图形方式的监控功能；

⑧支持适用于所有单位***，可由超级管理员授权给指定单位***；同时各单位***，能够根据各自的需求自定义本单位***；

⑨提供流程的分级管理功能，能够为不同单位***，流程管理员可以对本单位***；

⑩支持流程逻辑判断功能，可以根据流程组织层次、表单上的审批金额***门等条件实现流程的自定义跳转；

⑾流程提供多种信息提醒方式，如邮件、手机短信等。

三、信息量需求

1）新增单位***：增加组织机构***20家新组建单位。

2）新增人员数：增加20家单位***3000人。

四、系统性能需求

1、响应时间：本项目主要是数据处理和流程处理系统，故对系统的性能要求比较高，要求系统的登录时间≤3秒，一般数据查询≤3秒，复杂数据查询时间≤3秒。

2、资源使用率：数据库服务器和应用服务器的CPU占用率≤50%；内存占用率≤50%。当访问流量突然快速变化时，预防服务器资源快速耗尽的风险，保障系统稳定运行。

3、安全性：系统需严格权限访问控制，用户在经过身份认证后，只能访问其权限范围内的数据，只能进行其权限范围内的操作。提供运行日志管理及安全审计功能，可追踪系统的历史使用情况，并提供智能的防泄密应用管理。

4、可靠性：对输入有提示，数据有检查，防止数据异常。系统健壮性强，才能处理系统运行过程中出现的各种异常情况。要求系统7x24小时运行，全年持续运行，故障停运时间累计不能超过10小时。

五、其他需求

需要对组织机构***20家单位***，在完成协同办公平台建设之后，要具***市政府、市委以***市各全员应用单位***，通过统一组织机构***、公文互联、会议互联、协同互联、文档互联和电子签章互认，推进跨部门的资源共享和业务协同。

对组织机构***，如果原单位***，要实现历史数据的迁移。将原有办公平台的数据平滑迁移至现有系统。主要包括：组织结构信息、发文管理及过程数据、收文办理及过程数据、批示件办理及过程数据、内部消息数据、会议管理相关数据、通知公告相关数据、各类流程审批相关数据等。

对组织机构***20家单位，需要按照工作需要配备协同办公平台移动端APP，能通过移动端APP完成公文、会议、协同的主要功能，方便单位***。

系统正式运行后，需要稳定的技术队伍提供驻场服务，以保障系统的正常稳定运行。系统免费运维期限为：三年。